Schritt für Schritt zu Ihrer Abrechnung

Die Gedicon Reisekosten sind im Wesentlichen in drei Arbeitsbereiche aufgeteilt:

Abbildung 1

  1. Im Bereich der Reisekostenerfassung finden sich die Funktionen, die dem Reisenden bzw. dem Erfasser zur Verfügung stehen.
  2. Unter dem Menüpunkt Reisekostenabrechung finden sich die Funktionen der Buchhaltung.
  3. Stammdaten, Reisekostenparameter und Kalender enthalten Funktionen, die nur einmalig oder bei Änderungen z.B. der gesetzlichen Vorgaben aufgerufen werden müssen.
  4. Das integrierte Zugriffsrechtesystem steuert automatisch, welcher Bereich für die Mitarbeiter sichtbar ist.

Reisekostenerfassung

Die Software ist so konzipiert, dass jeder Mitarbeiter seine Reisezeiten und -belege selbständig einpflegen kann. Hierzu sind im Wesentlichen drei Schritte nötig.

Anlage der Reise

Abbildung 2

Zunächst wird die eigentliche Reise erfasst. Die Mitarbeiternummer wird dabei mit dem angemeldeten Benutzer vorbelegt, ist aber für die Fremderfassung änderbar. Außerdem werden das Reiseziel und der Reisezeitraum eingegeben.

 

Erfassen der Einzelpositionen

Abbildung 3

Im Anschluss an die Erfassung der Grunddaten werden die einzelnen Positionen der Reise angelegt. Hierbei wird der Erfasser durch Drop-Down-Menüs unterstützt.

Die Erfassung der Grunddaten und der Einzelpositionen kann selbstverständlich zeitlich unabhängig erfolgen.

 

Weiterverarbeitung und Freigabe

Abbildung 4Alle erfassten Reisen können in einer Übersichtstabelle angezeigt werden. Hierzu stehen diverse Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung.

Vollständig erfasste Reisen können durch den Mitarbeiter freigegeben werden. Anschließend werden die Daten für die Abrechnung in der Buchhaltung angezeigt.

 


 

 

Reisekostenabrechnung

Sind Reisen durch den Mitarbeiter freigegeben, können diese in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden. Auch hier lassen sich die im System hinterlegten Reisen in einer Übersichtstabelle anzeigen:

 

 

Abbildung 5

In der Buchhaltung werden die eingegeben Daten geprüft und ebenfalls freigegeben. Durch die Möglichkeit die Gedicon Reisekosten über eine Schnittstelle direkt mit Ihrer Finanzbuchhaltung zu verbinden, können die abgeschlossenen Vorgänge anschließend direkt zur Auszahlung weitergegeben werden.

Auch die Erfassung und Verrechnung von Vorschüssen ist hier möglich.

 

 

Stammdaten, Reisekostenparameter und Kalender

Hier werden die Daten der Geschäftsreisenden (Mitarbeiter) sowie die aktuellen gesetzlichen sowie internen Reiserichtlinien im System hinterlegt. Alle Einträge sind auch rückwirkend aufrufbar.

Ändern sich die gesetzlichen Vorgaben, müssen diese nur einmalig in die Software eingepflegt werden. Über einen Gültigkeitszeitraum kann gesteuert werden, bis wann bzw. ab wann diese Daten vom System angewendet werden müssen.